仕事で使える！チャットやメールで相手を不快にさせないコミュニケーション術

ビジネスシーンにおいて、チャットやメールでのやり取りは必須です。しかし、手軽に使える一方で、対面と比べて相手の感情を読み取りにくく、誤解を生んでしまうことも少なくありません。

この記事では、相手に不快な思いをさせずに、円滑なコミュニケーションを取るためのテクニックを紹介します。

チャットやメールを作成する上で最も重要なのは、相手の立場になって考えることです。自分が伝えたいことだけでなく、相手がどのような情報を受け取り、どのような気持ちになるかを意識することが大切です。

例えば、業務の依頼や確認事項を伝える際、相手に「確認お願いします」の一言だけでは、具体的に何を確認すれば良いのか、どの程度の緊急度なのかが伝わりません。

相手がスムーズに行動できるように、「いつまでに」「何を」「どのように」確認すれば良いのかを明確に伝えましょう。

相手に伝えたいことが複数ある場合でも、長文は避け、簡潔で分かりやすい文章を心がけましょう。

ダラダラと長い文章は、相手にとって読みづらく、重要な情報が埋もれてしまう可能性があります。伝えたいことを箇条書きにしたり、結論を先に述べるなど、相手が理解しやすいように工夫しましょう。

対面での会話とは異なり、チャットやメールでは相手の表情や声色が分かりません。そのため、絵文字や記号だけで感情を表現しようとすると、誤解を生む可能性があります。

特に、ビジネスシーンでは、相手に失礼な印象を与えないよう、絵文字や記号の使用は控えめにし、言葉で丁寧に伝えるように心がけましょう。

すぐに返信できない場合でも、相手を不安にさせないために、ひとこと連絡を入れましょう。

「確認してご連絡します」「後ほど改めてご連絡いたします」など、簡単な言葉で構いません。相手への配慮を示すことで、信頼関係を築くことができます。

チャットやメールでのコミュニケーションは、相手の立場になって考えることが重要です。簡潔で分かりやすい文章、適切な言葉遣いを心がけ、相手に気持ちよく読んでもらえるように意識しましょう。

これらのポイントを押さえることで、円滑なコミュニケーションを実現し、良好な人間関係を築くことができます。